Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Saga Care Finland Oy on yksi Suomen suurimmista ikääntyneiden palveluasumis- ja hyvinvointipalvelualan yrityksistä. Tarjoamme seniorien hoiva-, kuntoutus- ja hyvinvointipalveluita korkeatasoisissa Saga-palvelutaloissa. Saga kuuluu Esperi Care ‑konserniin. Saga Caren tärkein voimavara on ammattitaitoinen ja osaava henkilökunta.

Tässä Tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Saga Care Finland Oy (”Saga Care”) kerää, miten Saga Care käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Saga Care noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Luethan Tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen. Esperi Care -konsernin tietosuojaselosteeseen voi tutustua täältä.

Saga Care kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Saga Caren tarjoamiin asumis-, hoiva- ja terveydenhoitopalveluihin sekä muihin Saga Caren tarjoamiin palveluihin niin Saga Caren palvelutaloissa ja muissa toimipisteissä kuin verkkosivuilla www.sagacare.fi ja sosiaalisen median palveluissa. Asukkaiden ja muiden asiakkaiden henkilötietojen ohella Tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneet Saga Caren palveluista. Lisäksi Tietosuojaselostetta sovelletaan Saga Caren asiakkaiden omaisten, Saga Caren yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien henkilötietojen käsittelyyn sekä Saga Caren kiinteistöihin sijoitettuun kameravalvontaan.

Henkilötiedoilla” tai ”tiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Saga Care
Mannerheimintie 164, 00301 Helsinki
Yhteystiedot: 
myynti.saga@sagacare.fi

Saga Care kuuluu Esperi Care -konserniin.

Esperi Care -konserni on nimittänyt tietosuojavastaavan. Yhteystiedot: tietosuoja@esperi.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Saga Caren palveluiden tilaamiseen ja tarjoamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja tiedottamiseen
  • asiakkaan terveyden edistämiseen ja hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
  • lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjapitolainsäädännön sekä potilas- ja sosiaalihuoltoa koskevan lainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin.
  • palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
  • Saga Caren kiinteistöjen ja omaisuuden turvaamiseen sekä asukkaiden ja muiden henkilöiden turvallisuuden ja työturvallisuuden varmistamiseen
  • yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn ja uutiskirjeen tilaamiseen
  • viestintään Saga Caren ja asukkaan omaisen välillä sekä muuhun asiakasviestintään ja -palveluun sekä sidosryhmäviestintään
  • palveluiden käytön seurantaan
  • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • palveluiden tilaamiseen ja niitä koskevien sopimusvelvoitteiden noudattamiseen ja valvontaan
  • liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä raportointiin.

Asukkaiden ja muiden asiakkaiden sekä palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Saga Caren ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Saga Caren tarjoaman palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, potilaslainsäädäntöön ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin.

Lisäksi Saga Care käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin ja asiakasviestintään sekä palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja liiketoiminnan suunnitteluun liittyen. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, esittämällä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvän perusteen. Tällöin arvioimme, onko käsittelyyn vastustuksesta huolimatta olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai onko käsittely sallittua muulla tietosuoja-asetuksen mukaisella perusteella. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Annamme myös pyynnöstä lisätietoja tähän käsittelyyn liittyen (ks. rekisteröidyn oikeudet ja yhteystiedot tästä tietosuojaselosteesta).

Sähköinen suoramarkkinointi ja Saga Caren uutiskirjeen tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet

Saga Care kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä

 Esimerkkejä tietosisällöstä

 

4.1. Yhteystiedot

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

   

4.2. Tunnistamistiedot

Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika.

   

4.3. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

   

4.4. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot

Tiedot Saga Caren ja rekisteröidyn tai Saga Caren ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, vuokrasopimukset, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Saga Caren väliset yhteydenotot ja muut asiointiedot.

   

4.5. Hoito- ja hoivatoimintaa koskevat tiedot

Hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa kertyvät tiedot.

   

4.6. Viestintää koskevat tiedot

Saga Caren ja omaisen välistä viestintää koskevat tiedot ja viestinnän sisältö sekä muuta asiakas- ja sidosryhmäviestintää koskevat tiedot ja viestinnän sisältö.

 

 

4.7. Tietojen luovutukset

Tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet sekä luovutusta koskevat muut merkinnät.

   

4.8. Kameravalvonta

Saga Caren kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joista rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa.

   

4.9. Rekisteröidyn antamat suostumukset

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

   

4.10. Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistautumistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Saga Caren palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät Saga Caren verkkosivujen evästekäytännöstä.

   

 

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Saga Caren ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Saga Caren palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi palvelutalon vuokrasopimusta voida tehdä, eikä täyttää palvelun toteuttamiseen tai lainsäädäntöön perustuvia velvoitteita tai hoitaa tähän liittyvää tarpeellista viestintää. 

Henkilötietojen antaminen markkinointiin sekä sähköisen suoramarkkinoinnin suostumus on vapaaehtoista. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksen (ks. rekisteröidyn oikeudet)

Lisäksi rekisteröity voi estää evästeiden käytön evästekäytännössämme mainitulla tavalla.

Tietolähteet:

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä, vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa Saga Carelle tietoja myös esimerkiksi Saga Caren verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta tai sosiaalisen median palveluissa.

Lisäksi henkilötietoja voivat antaa rekisteröidyn huoltaja, laillinen edustaja tai lähiomainen sekä hoitohenkilöstö sekä muut Esperi-konsernin yhtiöt.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Saga Caren kanssa yhteistyötä tekevien sidosryhmien, kuten sosiaali- ja terveysalan järjestöjen sekä sosiaali- ja terveysalan viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä.

Saga Caren muut yhteistyökumppanit toimittavat Saga Carelle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Saga Care säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Saga Care tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja, kuten verkkosivujen kautta tulleita yhteydenottoja, säilytetään pääasiallisesti kuuden (6) vuoden ajan tietojen vastaanottamisesta.

Vuokra- ja palvelusopimuksia säilytetään asiakas- ja sopimussuhteen ajan sekä pääsääntöisesti kuuden (6) vuoden ajan sopimussuhteen päättymistä seuraavan tilikauden päättymisestä lukien. Muut potilas- ja sosiaalihuollon perusteella kerättävät asiakastiedot säilytetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992, muutoksineen) ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000, muutoksineen) edellyttämän ajan.

Asiakas- ja omaisviestintää koskevat tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen, ellei tietoja ole tarvetta säilyttää muihin tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, kuten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Lisäksi todetaan selvyyden vuoksi, että siltä osin kuin Saga Care toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä olevaan kuntaan nähden, noudatetaan näiden henkilötietojen osalta asianomaisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteita. Henkilötietojen käsittelijänä toimiessaan Saga Care palauttaa asiakkaita koskevat henkilötiedot rekisterinpitäjänä toimivalle kunnalle sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Saga Caren suuntaan.

Kameravalvontatallenteet säilytetään pääsääntöisesti enintään neljä (4) viikkoa, kunnes tallenteet ylikirjoitetaan.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää ja luovuttaa Esperi Care ‑konsernin (”Esperi”) sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tässä Tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten ja tietosuojalainsäädännön reunaehtojen mukaisesti.

Esperi voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, tavarantoimituksia, oikeudellisia palveluita ja muita palveluita tuottaville palveluntarjoajille. Esperi varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisissä ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa mm. viranomaisille, esimerkiksi kunnille. Tietoja luovutetaan lainsäädännön edellytysten mukaisesti terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja kansalliseen sähköiseen terveysarkistoon (KANTA-tietokanta).

Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan lähiomaiselle tai vastaavalle läheiselle potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisten edellytysten täyttyessä (esimerkiksi tärkeät hoitopäätökset, mikäli henkilö ei ole kykenevä itse ilmaisemaan tahtoaan).

Esperi voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Esperi voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Esperi on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Saga Care tai Esperi on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Saga Care käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

Alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Huomioithan kuitenkin, että oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.

Oikeus päästä tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Mikäli niitä käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Saga Care poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli rekisteröity on toimittanut tiedot Saga Carelle suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten, ja tietoja käsitellään automaattisesti.  Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Saga Care rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun profilointi mukaan lukien. Saga Care voi kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen Saga Caren tai Esperin pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon koska tahansa ilmoittamalla asiasta osoitteeseen myynti.saga@sagacare.fi. Lisäksi rekisteröity voi poistua Saga Caren sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa “Peru uutiskirjeen tilaus” / “unsubscribe” -linkkiä.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan Tietosuojaselosteen kohdassa 2. mainitulle rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot Tietosuojaselosteen kohdassa 2. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Saga Care voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen takia. Arvioimme jokaisen pyynnön aina erikseen.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11. Muutokset Tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta internetsivullemme, josta myös löydät uusimman version Tietosuojaselosteesta.

Tietosuojaseloste on julkaistu 24.5.2018

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 16.6.2020